Kurum Hafızası: Risk mi Güvence mi?

Kurum hafızası 21.yüzyılda çalışan, yönetici ya da patron olarak herkesin duyduğu ve bir şekilde yorum yapmaya çalıştığı, fakat kritik ve pratik değeri yeterince anlaşılmamış olması sebebiyle ne olduğunu tam olarak bilmediği kavramdır. Bu yazıda kurum hafızasının firmalara olan yararlarının yanı sıra sistemsel alt yapısının ve insan uyumunun öneminden bahsediyor olacağım.

Firmalar ve kurumlar, her ne kadar kuruluşunda bir insanın amacını ve hayalini taşıyor olsalar da, zaman geçtikçe yaşaması ve varlıklarını etkili ve verimli sürdürmeleri için birkaç kişinin çabasından fazlasına ihtiyaç duyarlar. Eğer bir şirkette oturmuş bir kurumsal düzen ya da kurum kültürü yoksa; firma sektöründe ne kadar güçlü olursa olsun, karnının en zayıf nokta en güvendiği insanın kendisidir. Gün gelir o kurumun bel kemiği olan çalışan zorunlu olarak ayrılabilir ya da çok iyi bir teklifle başka bir yere geçebilir. Bu yüzden kişilere bağımlı olmamak hem strateji hem de güvenlik açısından olmazsa olmazdır.

Zincir En Zayıf Halkası Kadar Güçlüdür

Filizofik afilli sözler yazmak gibi derdim yok ama herkes en zayıf noktası kadar sözününü en iyi özetleyen cümledir “zincir en zayıf halkası kadar güçlüdür”. Özellike aile şirketlerinde uzun süredir çalışan personeller hem firmanın güçlü yanıdır hemde en riskl yanıdır. En çok güvenilen personel ilgili kurumun tüm hafızasını taşıyorsa, kurumda artık o personele bağlanmış demektir. Elbette genelle yapmak doğru değil fakat en sağlam halka bir hata yapar ya da bir anlaşmazlığa düşerse; tüm zincir kopar. İnsana güvenmeyip ne yapacağız?

Kurum Hafızası için Arşivleme (Bulut Tekonolojisi) ve Arşiv Güvenliği

İş yeri değiştirdiğinizde ya da mevcut iş yerinin farklı bir şubesine geçtiğinizde farklı süreçler sebepler hepiniz zorluk çekmiştir. Yeni personelin en hızlı şekilde adeptasyonunu sağlayan konu tek düzelik ve sistemselliktir. Şirket bir kişinin şahsi tecrübelerine değil kurumsal alt yapısına yatırım yapmışsa şirketin ömrü kadar yatırımın ekmeğini yiyecektir. Örnek; yeni bir finans müdürü kurumda işe başladığında eski bir tecrübe ağzından çıkacak kelimelere ve onun kendi bilgisayarında tutmuş olduğu verilere mahçup kalmamalıdır.

Kurum hafızası elbette hergün gelişen iş dünyası koşullarının ani ve hatasız karar alınmasını gerektirdiği durumlarda şirketler için son derece önem taşımaktadır. Bulut teknolojisi gibi Dünya’nın her yerinde size çalışmalarınızı imkan sağlayan bir sistemle birlikte bu arşiv sisteminin doğrudan şirket datalarına entegrasyon sağlanırsa; firmaların operasyon süreçleri ve süreç tarihçelerine ulaşması çok hızlı ve kişilere bağlı olmayacaktır.

Şirketlerin hafızalarını fiziksel ortamdan dijitale taşıması, başta fiyatlı ve oldukça zahmetli bir süreç gibi görünüyor olabilir. Ancak doğru adımlarla, orta ve uzun vadede bu süreç tam tersine tasarruf sağlayan, işleri kolaylaştıran ve müesseseye prestij katan bir etken haline dönüşmektedir.

“Dinozor” Olmayın Bilginizi Aktarın

Dinazor sıfatı şirketlerde hepinizin bildiği üzere çok eski ve yerinden kımıldamayan yaşta emekliliğe yakın çalışanlar için kullanılan bir sıfattır. Bu kişilerin en büyü özelliği şirket ya da ilgili birimin tüm süreçlerine ve geçmiş tüm sıkıntıları biliyor olmalıdır. Eğer gerçekten emek yediği yeri seviyorsa bu bilgi birikimini aktarıyor olması gerekir. Her yeni gelen nesillin bir öncekiden daha donanımlı olarak gelmesi kaçınılmazdır. Bu gelişim döngüsünde kendini geliştiremeyen personellerin sadece koltuklarını korumak adına bilgilerini aktarmaması şirketler için büyük risktir.

Çalışanların emekliye ayrılması, istifa etmesi veya değişik nedenlerle ani bir şekilde artık işine devam etmemesi (edememesi) durumunda şirketlerin kurumsal bilgi ve belgelere ulaşmasında zorluk yaşaması arzu edilmeyen bir durum olup, bu şirketin etkin ve verimli kurumsal bilgi ve belge yönetimini yapamadığını gösterir.

Kurum Hafızası, Saksıya Dikilen Tohumdur

Uzun lafın kısası; şirketler bebek gibidir doğarlar ve yürümeye başlarlar. Koşmaya başladıklarında artık kurucular her konuya yetişemeyeceğini ve doğru insanlara ve sistemlere yatırım yapıyor olmaları gerekiyor. İşim gereği bugüne kadar 500’ün üzerin üzerinde farklı şehirlerde farklı sektörlerde firma ziyaretleri yaptım. Görüşmelerde karşıda aynı frekansta olan biri ile konuşabilirsem görüşme hem kısa hemde çok verimli geçebiliyor. Bu sadece benim için değil firmanın planlamasından, üretimine, hukuk biriminden, finans ve muhasebesine kadar sistem yatırımı ve doğru insanlara yatırım başta pahalı görünse de tohum ağaç olup meyve verdiğinde en büyük yatırım olacaktır.

Kurumsallık için yeni yazım Kendine Maaş Ver Patron‘u okumanızı tavsiye ederim.