home Bakılası Öneriler, Yazdı & Yorumladı Kurumsal e-posta kültür adabı

Kurumsal e-posta kültür adabı

Kültür, sanat ve edebiyat konularında ahkam kesecek biri değilim. İngilizce seviyem gayet iyi seviyede olsa da günlük konuşma ve yazışmalarda olabildiğince Türkçe kelime kullanmayı tercih ediyor ve seviyorum. Eski çalıştığım kurumda günde 600-700 civarında doğrudan bana atılan e-posta yağmuruna tutulduğumdan, zaman zaman insanı çileden çıkartabilecek e-postalar görmedim değil. Benzer pozisyonlarda olan arkadaşlarımla olan konuşmalarda onlarında benzer şikayetlerden müzdarip olduğunu öğrenince yalnız olmadığımı hissetmek iyi gelmişti. Belki bir kaç kişiyi bu hatalardan vazgeçirme umuduyla yazıma başlıyorum.

Plaza da çalışmak Manhattan havası getirmez

E-posta (mail) kültürü ülkemizde yeni bir kavram değil, bununla ilgili temek eğitimler bir çok üniversite de uzun süredir mevcut. Türkçe’nin yazım kurallarının en çok dejenere edildiği yerler İstanbul ağırlıklı Plaza da çalışan beyaz yakalıların NewYork Manhattan’da çalışıyor havasında görüntüsüne bürünüp özentiliğinden kaynaklıdır. Özentilik diyorum çünkü 1 yıl evvel “All rihgt”, “FYİ” gibi kavramların ne olduğunu bilmeyen işe yeni başlayan adam eksik görünmemek için yöneticileri gibi davranıyor. Örneklerini çok fazla gördüğümden bu konuda üzüm üzüme baka baka karar sözünü bu Plazalar için kullanabiliriz.

George pardon Mehmet Can, Ahmet Can sabah işe başlamadan ilkokuldan beri evde içtiği filtre kahvesini alıp herkese göstere göstere masasın başına geçmeden işe başlamıyor. Bu arada filtre kahve ve türevlerini çok severim ve bu arkadaşlara bu işin babasının Amerikan versiyonları değil İtalyan versiyonları olduğunu hatırlattıktan sonra konumuza dönebilirim. Bir ülkenin en büyük kültür mirası dilidir, bunu korumak ve sonra ki nesillere doğru şekilde aktarmak herkesin olmazsa olmaz görevidir. Kesinlikle plaza da çalışan insanlara gıcık değilim yaptığım meslek kaynaklı benzer ortamlarda çalışıyorum ama bir yerde bozuk bir Türkçe ile konuşuluyor diye ayak uydurmak kabul edilemez. Kendimden örnek vermek gerekirse e-posta bir konu hakkında bilgi verirken biraz uzun yazmayı ve detay vermeyi severim, çünkü yazı dili önemlidir karşıda ki insana bunu doğru aktarmak önemlidir.

E-postayı okuyup cevap vermemek

Son yıllarda güzel ülkemiz de ki belki de en büyük eksiklik insanların bir birine olan saygı ve tahammül sınırlarının çok aşağılarda olmasıdır. Bir insan bana zahmet edip, bir e-posta attıysa buna mutlaka geri dönüş sağlarım. En kötü “Şuan yoğunum, size yakın zamanda dönüş sağlayacağım” şeklinde dönüş yaparım. Yolda giderken birine selam verip karşı da ki insandan selam alamamak herkesi üzer, yazışma dili ile yazım dilinin sonuçları olarak bir farkı yoktur. Elbette daha öncelikli olarak cevap verilecek işler & kişiler olacaktır ve olması da doğaldır, fakat gün gelir sizin attığınız bir e-posta’ya da cevap gelmediğinde sizin de cevap vermediğiniz kişilerin hissettiği duyguları hatırlamanızı öneririm.

E-posta gönderilerinde yapılan sık hatalar

E-posta kültürü kendi başına tez konusu olabilir, sosyolojik bir konudur ama uzmanlık alanım olmaması sebebiyle sadece kısa kısa 10 (on) madde halinde sık yapılan hataları aşağıda listeledim.

 

 

  1. Saçma sapan başlıklar: Alakasız başlık e-postanın anlaşılmaması ya da hatalı olması gibi sonuçlar yaratır. Uzun uzun yazmaya gerek yok ama “başvuru” şeklinde de bir başlık olmaz. Neyin başvurusu? Kimin başvurusu?
  2. Konu yazmamak ya da mesajı başlığa yazmak: Benim için en sinir bozucu durumlardan biridir. E-posta gelir içinde hiç bir şey yazmaz. Da Vinci’nin şifresini arıyor gibi acaba ne yazdı diye bakıyorsun ve görüyorsun ki başlıkta “abcd işini gönderir misin” yapmayın lütfen insan gibi yazı kısmına yazın 🙂
  3. Hitap hataları: Kadın erkek ismi karıştırılabilir bu insanlık hali dikkat etmek lazım fakat bir maile doğrudan hitap etmeden ya da merhaba demeden başlamak büyük hatadır. Yüz yüze görüşme de doğrudan konuya girmek ne kadar garip karşılanırsa e-posta da aynısıdır. Bu arada e-posta da ismimi inatla yanlış yazan kişilerin isimlerini bende kasten hatalı yazıyorum, bu bir takıntı değil sadece saygı karşılıklıdır.
  4. Terimleri bilmemek: Türkçe ya da İngilizce hangi dilde kullanılıyor olursa olsun, sık kullanılan terimleri iş gereği öğrenmek ve kullanmak lazım. CC’yi de tutmanın ne anlama geldiğini (amaç olarak) maalesef ülkenin yarısı bilmiyor.
  5. Büyük harf ile yazmak: Bu konuda çok yazacak bir şey yok, yazarken bakmamış olabilirsin ve açık kalmış olabilir ama bunu gönder tuşuna basarken görmemek anlam veremediğim bir konu. Üşengeçlik bir durumda yok SHIFT + F3 yaptın mı geri küçük yapar bilgisayar. Önemli olan öğrenmek!
  6. Bol bol … (üç nokta) koymak: İşte beni en deli eden konu, bir e-posta geliyor aynen böyle yazıyor “Bu konuyu tam anlamadım… Bu konuda bir görüşme yapabilir miyiz…” Klavye mi basılı kaldı? Üç nokta da bana ne anlatmak istiyorsun? Ben şahsen çoğunu ergenlerin küfürleri gibi algılıyorum… 🙂
  7. Tüm e-postaları okundu raporu ile göndermek: Bunu yapan çok değil ama her e-postayı okundu talebi gönderen bir grup var. Ayıp olmasın diye kabul ediyorsun ama bir süre sonra sıkıcı olabiliyor. Bu sadece önemli konularda kullanılan bir özelliktir.
  8. Alakasız herkesi e-posta trafiğine dahil etmek: E-posta silsilesinde cümbür cemaat herkesi görünce Cem Yılmaz’ın GORA Film’inde Amerikan Başkan’ı dahil herkese haber verin sahnesi aklıma geliyor. Genelde bu durum çalıştığını göstermek için yapılır, kendince haklı sebepleri olabilir ama bize de yazık her gün alakasın yüzlerce e-posta okuyoruz birader.
  9. Gereksiz kısaltmalar: Yazının başında plaza dilinden bahsetmiştim, bu sorun genelde orada çıkıyor. En popüler olanı herkesin kullandığı “FYI” ya da “FYİ” yazanda var. Sadece genel kültür olsun “FYİ” yazılmaz büyük İ harfi İngilizce de yoktur. “FYI”, “ASAP”, “CC”, “TŞK” gibi kısaltmalar tamamen benim şahsi görüşüm olarak çok soğuk gelmektedir. Klavye tuşuna para almıyorlar, teşekkür ederim yazmanın nesi uzundur?
  10. Otomatik cevap hayatı kolaylaştırır: Kullandığımız programların temel özelliklerini öğrenmemiz gerekir, genelde ofiste bu işlerden az çok anlayan biri olur ve muhabbet şöyle geçer “Yaa Murat’cım bu otomatik şeysini bir yapsana”. F1 yardım tuşu bunun için yapılmış ama neyse bunu kullanana her zaman saygım var. Kimisi vurdum duymaz o gün e-postasına bakacak durumda değil ama otomatik cevaplama açmamış sende cevap gelecek diye bekler durursun.

Kısaca tek bir cümleyle toplarsak basit bir konu gibi gelebilir ama daha evvel belirtiğim gibi kullanılan dil o ülkenin kültürüdür. Benim için fok balığı gibi konuşan bir kadın ile langur lungur Allah klavye’de ne kadar tuş varsa basıp e-posta gönderen bir adamın hiç bir farkı yoktur.

2 thoughts on “Kurumsal e-posta kültür adabı

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.